Productinformatie Facilitor 5i
Voorwoord
De ontwikkeling van internet heeft vanaf midden jaren negentig de gevestigde normen in maatschappij en industrie flink door elkaar geschud. We kunnen ons nog nauwelijks voorstellen wat het is om zaken te doen zonder e-mail, Google of webapplicaties. Ook als informatiebron is internet niet meer los te denken van ons dagelijks leven. Facilitor heeft, als leverancier van een FMIS systeem, als eerste ingezien dat internet ook veel mogelijkheden biedt voor toepassingen in het facilitaire werkveld. De beslissing om eind jaren negentig ons FMIS Facilitor geheel opnieuw te ontwikkelen op basis van webtechnologie was een ingrijpende, maar achteraf gezien de juiste beslissing. We sluiten nu een periode af van tien jaar waarin we met Facilitor 4i veel projecten hebben uitgevoerd voor zowel grote als kleine opdrachtgevers. We zijn met onze webbased Facilitor 4i de pioniers geweest in Nederland en hebben o.a. zelfservice, Software as a Service (verder SaaS) en e-procurement in het facilitaire werkveld geïntroduceerd. Omdat om economische en professionele redenen zelfservice van groot belang is geworden, is het speerpunt bij de introductie van Facilitor 5i komen te liggen op gebruiksvriendelijkheid. Uiteraard gaat onze visie met 5i veel verder en hebben we een marsroute uitgestippeld voor de komende vijf jaar. Hierin speelt naast de gebruiksvriendelijkheid ook de groei naar een Enterprise systeem voor alle ondersteunende activiteiten en de integratie met een kennisbank, een belangrijke rol. We hopen dat deze visie u het vertrouwen geeft dat u zoekt in de leverancier van een facility management informatie systeem.
Aspecten van een modern FMIS
Geschikt voor elke organisatie
Facilitor 5i is leverbaar in één versie en door haar grote configureerbaarheid inzetbaar voor iedere grootte en type organisatie.
100% webbased
Facilitor is als webbased applicatie te implementeren op uw bedrijfsintranet of te gebruiken als SaaS. Functioneel zijn deze twee toepassingen volledig identiek. U werkt met Facilitor 5i in een wide area network en het is dus vanuit iedere locatie bereikbaar met een webbrowser. Iedere gebruiker van Facilitor 5i krijgt hiermee toegang tot één centrale applicatie en één centrale database.
SaaS
Bij Software as a Service gaat het om een combinatie van twee trends: allereerst het huren in plaats van kopen van software en ten tweede het gebruik van applicaties via het internet waarbij het technisch beheer door de aanbieder wordt uitgevoerd.
Quote:
Onderzoeksbureaus Gartner en IDC verwachten dat in 2011 een kwart en in 2012 minstens een derde van alle zakelijke software via het onlinemodel (SaaS) zal worden afgenomen.
Veiligheid
Het is evident dat we de hoogste eisen stellen aan de veiligheid van uw bedrijfsinformatie. De hele keten hebben we in eigen beheer en zodoende kennen we alle aspecten van de beveiligings-risico’s. Ons zusterbedrijf Residenz ICT is onze internetprovider en werkt vanuit Global Switch Amsterdam. Dit is de meest geavanceerde internetomgeving van Nederland en is SAS 70 gecertificeerd.
Zelfservice
Medewerkers van een bedrijf worden steeds flexibeler. Zo bevindt hun werkplek zich de ene dag op het hoofdkantoor en op een andere dag thuis. De moderne medewerker wil altijd en overal kunnen beschikken over zijn of haar faciliteiten. Niet onbelangrijk is het economisch aspect bij invoering van zelfservice, immers een goed functionerende zelfservice betekent een sterke reductie van uw personeelskosten. Zelfservice wordt om bovengenoemde redenen een must voor het facilitair bedrijf en legt ondubbelzinnig een claim op de gebruiksvriendelijkheid van uw FMIS systeem. Facilitor erkent dit belang en heeft met 5i hier de focus op gelegd.
Mobiele technologie
De module Servicedesk biedt de mogelijkheid om met een PDA meldingen en opdrachten rechtstreeks vanuit Facilitor te ontvangen en ook af te melden. Deze functionaliteit is uitermate doelmatig voor mobiele functionarissen zoals medewerkers van de technische dienst.
Geïntegreerd model
Facilitor 5i is een beheer- en informatiesysteem, dat in principe alle ondersteunende processen van een facilitair bedrijf ondersteunt vanuit één database. Facilitor 5i biedt vanuit die integraliteit de mogelijkheid om meerdere modules of processen gelijktijdig actief te hebben. Facilitor 5i is modulair van opbouw en u betaalt alleen voor de modules die u gebruikt.
Configureerbaarheid
Iedere organisatie is anders en daarnaast sterk onderhevig aan wijzigingen. Facilitor 5i speelt daarop in en is in hoge mate configureerbaar, zonder de status van standaardpakket te verlaten. Door het gebruik van settings en andere inrichtingsvariabelen kan Facilitor eenvoudig worden ingericht naar de wensen van de klant.
3D-autorisatiemodel
Voor iedere gebruikersgroep kunnen specifieke autorisaties worden toegekend. Het onderliggende autorisatiemodel is drie dimensionaal, dat wil zeggen dat de autorisaties kunnen worden gedefinieerd op de elementen: WIE (voor welke gebruiker of gebruikersgroep), WAT (welke processen of modules) en WAAR (voor welke locaties, gebouw of organisatie). Met dit autorisatie-model voorzien we ook in de groeiende behoefte om externe leveranciers en dienstverleners gericht toegang te geven tot Facilitor bijvoorbeeld om hun eigen opdrachten in te kunnen zien.
Workflow
Facilitor 5i ondersteunt in haar standaardversie een geavanceerde workflow die de automatische routing van informatie- en werkorderstromen beheert. Deze workflow is volledig geïntegreerd in alle modules en processen van Facilitor. Door middel van settings kunnen eenvoudig wijzigingen in de workflow worden aangebracht. De workflow is volledig geïntegreerd met het 3D-autorisatiemodel.
Statusinformatie
Facilitor 5i ondersteunt uitgebreide statusinformatie voor alle actiegerichte processen. In het hele concept is het van belang dat de gebruiker op ieder gewenst moment en bij iedere veranderende status pro-actief wordt geïnformeerd over de gevraagde bestelling, melding of reservering.
Koppeling AutoCAD / Facilitor
Hoewel Facilitor in principe ook uitsluitend alfanumeriek te gebruiken is, komt het voor dat bepaalde modules (zoals Ruimtebeheer, Objectenbeheer en Verhuizingen) juist in combinatie met AutoCAD het beste tot hun recht komen. Als gebruiker kiest u zelf voor de beste ingang: voor bepaalde taken is dat de tekening, voor andere weer de database. Facilitor zorgt ervoor dat de informatie consistent blijft.
Tracking and Tracing
Deze feature zorgt binnen de module Service Management voor het nauwkeurig vastleggen van iedere mutatie, door wie deze is uitgevoerd en op welk tijdstip. Op deze manier kan altijd eenvoudig worden teruggekeken in de tijd.
Interfaces
We spreken over twee types interfaces, namelijk interfaces met interne databases voor uitwisseling van bijvoorbeeld personeels- of financiële gegevens en interfaces met externe organisaties voor het uitwisselen van werkorders en projectinformatie. Beide varianten worden door Facilitor ondersteund.
Facilitor in uw huisstijl
Facilitor 5i biedt de mogelijkheid de totale applicatie uit te voeren in uw huisstijl. Op deze manier kunt u uw facilitaire organisatie professioneel profileren naar uw interne klanten.
i-learning,
Een gebruiksvriendelijke interface is essentieel voor het succesvol toepassen van zelfservice binnen een organisatie. Maar zelfs dan ontkom je er niet aan de gebruiker specifieke antwoorden te geven op gebruikersvragen. Facilitor 5i biedt de mogelijkheid online de gebruiker te ondersteunen met i-learning: korte instructiefilmpjes die snel en to-the-point door een simpele muisklik zijn op te roepen. We ondersteunen zo de dynamiek van uw organisatie, terwijl uw trainingskosten sterk afnemen.
Modulebeschrijvingen
Ruimte en Personenbeheer
Hierin worden de brongegevens van de hele applicatie geregistreerd en beheerd. Alle modules van het Facilitor FMIS communiceren met deze basismodule en maken gebruik van de opgeslagen contactgegevens van relaties, gebruikers, leveranciers, uitvoerders maar ook van vastgoedgegevens en werkplekken. Je kunt zeggen dat deze module het kloppend hart is van Facilitor.
Service Management Enterprise
We constateren dat service management in verschillende organisaties steeds breder wordt opgetuigd als de generieke manier om alle klanten op een efficiënte en voorspelbare wijze van dienst te zijn. Met Facilitor 5i bieden we een infrastructuur waarmee het mogelijk wordt een breed spectrum aan services te ondersteunen. U moet hierbij denken aan zowel actiegerichte als informatiegerichte diensten voor de vakgroepen facility management, ICT-service management, security, personeelszaken, CRM etc. U kunt nu met één module alle services ondersteunen en dat geeft een heldere en beheersbare situatie die de gewenste standaardisatie binnen uw totale organisatie mogelijk maakt.
Reserveringen
Uiteraard biedt Facilitor alle functionaliteiten om reserveringen van bijvoorbeeld vergaderzalen, auto’s en audio op een gebruiksvriendelijke wijze te realiseren. U kunt hierbij gebruik maken van planborden om direct en overzichtelijk inzage te krijgen in de reserveringsmogelijkheden. Ook is er een uitgebreid pallet aan mogelijkheden voor het bestellen van catering. Feitelijk definieert u uw eigen menukaart, waaruit de werkorders automatisch worden gegenereerd. Integraal kunt u bezoekers en parkeerplaatsen registreren.
Bezoekersbalie
Bezoekers, inclusief parkeerplaats en meeting point, kunnen worden aangemeld vanuit iedere werkplek. De receptie ziet per dagindeling wie er komt en wat de instructies zijn als een bezoeker zich meldt. De bezoekerspasjes kunnen vooraf door de receptie worden aangemaakt; daarnaast kunnen aankomst- en vertrektijden worden geregistreerd.
e-procurement
In de module e-procurement kunt u al uw inkoopprocessen onderbrengen. U beschikt over een productendatabase met een onbeperkt aantal, door u geselecteerde, leverancierscatalogi. Geautoriseerde personen bestellen, zonder tussenkomst van overbodige ‘’handjes’, van kantoorartikelen tot ICT-apparatuur en van bloemen tot werkkleding. Een groot aantal Nederlandse leveranciers zijn al op dit Facilitor-platform aangesloten. Het fiatteringsproces zorgt er voor dat het inkoopproces gecontroleerd verloopt. Niet onbelangrijk is de ondersteuning van Just-in-Time, waarmee voorraadbeheer overbodig wordt.
Objectenbeheer
Met de module Objectenbeheer kunt u ieder object registreren, beheren en classificeren. Ieder object heeft zijn eigen kerngegevens en om die reden heeft u, naast de standaard velden, onbeperkte mogelijkheden deze gegevens per object zelf te bepalen en te configureren. Automatisch wordt per object een logboek bijgehouden van storingen. Ook wordt de historie van het object vastgelegd en is er een geïntegreerde koppeling met de modules Servicedesk, Facilitor Graphics en Contractenbeheer.
Contractenbeheer
Een facilitair bedrijf sluit vele contracten af met leveranciers, huurders en onderhoudsbedrijven. Een adequaat beheer van deze contracten in termen van contractantgegevens, contractduur, condities, prijsniveaus etc. zijn geen overbodige luxe en dragen bij mee aan een professionele bedrijfsvoering. Facilitor onderscheidt meerdere contracttypes, zoals onderhoudscontracten, huurcontracten, leveringscontracten, SLA’s en raamcontracten.
Sleutelbeheer
De module Sleutelbeheer biedt de mogelijkheid sleutels en cilinders van deuren, kasten en hekken te registreren. Bijgehouden wordt wie welke sleutels in bezit heeft, waarmee bekend is wie tot welke ruimte toegang heeft, hoeveel en welke sleutels er in omloop zijn en hoeveel er dus nog beschikbaar zijn.
Schoonmaakbeheer
Met behulp van de module Schoonmaakbeheer kunt u uw schoonmaakactiviteiten definiëren en daarmee de kosten van de schoonmaak beheersen. Hiertoe wordt per gebouw, bouwlaag of ruimte aangegeven welk schoonmaakniveau moet worden gehanteerd. In combinatie met de ruimtefunctie, het vloeroppervlak en de vloerafwerking worden de werkzaamheden gedefinieerd. Met deze gegevens kunnen verschillende rapportages worden gegenereerd en genormeerde benchmarking volgens NEN 2748 worden uitgevoerd.
Verbruiksregistratie
Energiemeters moeten periodiek worden uitgelezen en gepubliceerd. Facilitor heeft een handige applicatie ontwikkeld om meterstanden van meerdere apparaten en van meerdere vestigingen periodiek en automatisch te verzamelen en te presenteren aan de beheerder. U krijgt hiermee een realistisch beeld van het water- en energieverbruik van uw organisatie. Door uw energiegebruik te toetsen aan locaties onderling of aan genormaliseerde standaarden kunt u een beleidsplan opstellen dat gericht leidt tot besparing op uw energiekosten.
Factuurregistratie
Met de module Factuurregistratie kunt u facturen registreren en gecontroleerd exporteren naar uw financiële pakket. De integrale koppeling tussen de module Factuurregistratie en de modules Servicedesk, Contracten en Bestellingen maakt het mogelijk dat de factuurregistratie centraal kan plaatsvinden. Door een referentienummer in te vullen zoekt Facilitor automatisch de juiste opdrachtgegevens erbij en vergelijkt de facturen.
Huurregistratie
Het Huurregister is belangrijk voor vastgoed-beheerders die gebouwen en ruimten verhuren: iedere mutatie, contractafspraak en verrekening wordt in deze module beheerd en doorbelast via uw financiële pakket. De vriendelijke, grafische interface van Huurregister maakt het voor u overzichtelijk en laagdrempelig.
Uitleenmodule
Deze functionaliteit is speciaal gemaakt om tijdelijke balie-uitgiften zonder eindtijd op eenvoudige wijze te registreren en te koppelen aan een persoon. Hierbij kunt u denken aan de uitleen van bijvoorbeeld een laptop, sleutels en fietsen.
Messenger
Deze ‘boodschapper’ wordt ingezet om berichten vanuit het FMIS gericht te sturen naar de verschillende gebruikersgroepen. Dat kan voor een bepaalde medewerker zijn, maar ook voor een specifieke afdeling, locatie of zelfs aan alle medewerkers van het bedrijf. Ook kunnen mededelingen op de Portal worden gepubliceerd, zoals: “vanavond onderhoud netwerk van 20.00 tot 24.00 uur”.
Facilitor Graphics
Facilitor Graphics biedt u de mogelijkheid technische
Verhuizingen
Met de module Verhuizingen kunnen zowel incidentele verhuizingen als grootscheepse verhuisprojecten gecontroleerd worden uitgevoerd. Er kunnen verschillende scenario’s worden opgesteld zonder de actuele situatie te verstoren. De module biedt from-to lijsten om van de oude naar de nieuwe situatie te komen.
Facilitor CAD
Met Facilitor CAD bent u in staat om objecten vanuit een catalogus direct in de tekening te plaatsen. Automatisch wordt het nieuwe object geregistreerd in de module Objectenbeheer en er wordt exact geregistreerd in welke ruimte het object zich bevindt. Ook kunt u een object verplaatsten door het simpelweg te slepen naar de nieuwe ruimte. Met Facilitor CAD kunt u niet afhankelijk van AutoCAD om uw tekeningen te kunnen muteren.
Facilitor Analyzer
Managementinformatie is voor iedere organisatie van grote waarde. Facilitor Analyzer is een krachtige applicatie voor business analyse. Het is snel te implementeren en eenvoudig in gebruik, waardoor u er snel mee kunt werken. De door u geformuleerde PPI’s (prestatie performance indicatoren) kunnen snel en gestandaardiseerd vertaald worden naar een gebruiksvriendelijke weergave van de resultaten, die in verschillende grafische vormen kunnen worden gepresenteerd.
Planmatig Onderhoud
De module Planmatig Onderhoud is bedoeld voor gespecialiseerde medewerkers die gericht en efficiënt een meerjarenplan definiëren voor vastgoedobjecten en technische installaties. Het jaarplan wordt integraal geëxporteerd naar de module Service Management van waaruit de offertes en opdrachten worden aangevraagd en uitgegeven.
Implementatie
Online implementatie
Bij de inrichting van een FMIS worden voor facilitaire processen steeds vaker standaarden toegepast. Het vakgebied wordt volwassen. Facilitor 5i laat u nadrukkelijk profiteren van deze ontwikkeling en hanteert voor implementaties standaard inrichtingsmodellen die passen bij een bepaalde organisatievorm. Zijn er meerdere vestigingen? Worden kosten specifiek doorbelast? Maakt men gebruik van zelfservice? Vaststellen van dergelijke kenmerken bepalen voor een groot deel de inrichting. Facilitor biedt u importtools om op eenvoudige wijze zelf een grote bijdrage aan de implementatie te kunnen leveren. Tijdens het implementatietraject kunt u via internet online ‘over onze schouder’ meekijken zonder dat er één kilometer wordt gereden. Deze slimme aanpak leidt tot snelle, passende en goedkope implementaties.
Facilitor Logcentre
Het Facilitor Logcentre speelt een belangrijke rol in de communicatie tussen de gebruiker en SG|facilitor. Al uw vragen, opmerkingen, wensen etc. met betrekking tot het gebruik van Facilitor registreert u in het Logcentre. U krijgt online inzage in de status en afhandeling van uw calls.
Facilitor Forum
Het Facilitor Forum biedt u als klant de mogelijkheid om informatie en kennis uit te wisselen met de Facilitor gebruikersgroep. Vanzelfsprekend zal ook SG|facilitor regelmatig informatie op het forum plaatsen en daar waar gewenst zich mengen in de discussies.
Extern functioneel applicatiebeheer
Functioneel Applicatiebeheer verschuift steeds vaker van de ICT afdeling naar het facilitair bedrijf. Vaak wordt dit als lastig ervaren doordat facilitaire medewerkers doorgaans weinig affiniteit met ICT hebben. Ook ontbreekt het vaak aan voldoende tijd. Desalniettemin is goed en betrouwbaar applicatiebeheer van cruciaal belang voor het goed functioneren van het FMIS binnen de organisatie. SG|facilitor kan de taak van functioneel applicatiebeheer online van u overnemen. Wij vervullen deze taak efficiënt en professioneel.
