Referenties
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|||||||||
|
Atos Origin Nederland
Huisvesting met Facilitor Graphics
Atos Origin is een internationale IT-dienstverlener die klanten in staat stelt hun visie om te zetten in resultaten door de toepassing van consulting, systeemintegratie en managed operations. Atos Origin realiseert jaarlijks een omzet van € 5,8 miljard in veertig landen met een werknemers-aantal van 50.000 van wie circa 9.000 in Nederland, waar Atos Origin marktleider is. Atos Origin is de wereldwijde IT-partner voor de Olympische Spelen en heeft een internationaal klantenbestand.
Atos Origin Nederland is gevestigd in Utrecht en heeft daarnaast kantoren in Amsterdam, Arnhem, Eindhoven, Groningen en Rijswijk. De interne doorbelasting van kantooroppervlakte aan de verschillende zgn. Service Practices is bij Atos Origin een maandelijks terugkerende activiteit die de nodige tijd/coördinatie vergt. Voor de overstap naar Faciltor gebeurde dit op 2 onafhankelijke niveaus; enerzijds in een vrij platte database met vastgoedgegevens en anderzijds door het bijhouden van deze informatie in de feitelijke vastgoedtekeningen. Het bleek daarbij lastig de gegevens op beide niveaus consistent te houden. Facilitor en specifiek de module Facilitor Graphics kent dezelfde twee niveaus, maar integreert deze volledig en biedt – ook voor niet-tekenaars – een grafisch ingang om eenvoudig mutaties aan te brengen. Dit was voor Atos Origin de voornaamste reden om te kiezen voor Facilitor.
Lokatiebeheerders
De negen locaties in Nederland kennen elk een (facilitaire) lokatiebeheerder die onder supervisie staan van een coördinator in Utrecht. Elke lokatiebeheerder is oa. Verantwoordelijk voor de doorbelastingsgegevens binnen zijn/haar gebouwen en alleen voor deze gebouwen kunnen zij in Facilitor mutaties doorvoeren. Daarnaast biedt Facilitor hen de mogelijkheid om met behulp van grafische vlekkenplannen een invulling aan verhuisscenario’s binnen hun gebouwen te geven zonder daarmee direct de actuele situatie aan te tasten. Aan het eind van de maand wordt door de supervisor – centraal – de doorbelasting voor die maand in Facilitor bevroren en geëxporteerd naar het financiële systeem.
Facilitor SaaS-implementatie in 2 fasen
Het implementatietraject bestond uit 2 fasen:
1. De eerste fase was een pilot om de geboden functionaliteit te toetsen voor één van de locaties en zodoende de impact van de overgang naar een vernieuwd proces ondersteunt door Facilitor beter te kunnen inschatten.
2. Na de pilot volgde een evaluatie en zijn vervolgens in 2 maanden tekeningen en gegevens eenmalig consistent gemaakt en overgezet naar Facilitor.
Begin december 2008 zijn de lokatiebeheerders geïnformeerd over de veranderingen in het maandelijkse doorbelastingsproces en heeft een trainer van SG|facilitor uitgelegd hoe Facilitor dit proces ondersteunt. Alle lokatiebeheerders zijn erg enthousiast over het gebruiksgemak en per 2009 rollen de doorbelastingen maandelijks uit Facilitor.
Altijd consistent
Uitgebreide rapportagemogelijkheden voorzien direct in praktisch elke informatiebehoefte (oppervlakte per Service Practice, leegstandpercentages, verschillen t.o.v. voorgaande maand, etc.). En, misschien wel belangrijker, de lokatiebeheerders zijn met Facilitor veel minder tijd kwijt voor het bijhouden van mutaties én het daarmee consistent houden van gegevens. Slechts door het selecteren van een Service Practice en deze vervolgens op een ruimte te laten vallen wordt het aantal vierkante meters van de betreffende ruimte (in de tekening) voortaan doorbelast op een nieuwe afdeling!
Quote
Door Marjolein Dreef-Poort (Facility Manager Nederland Atos Origin):
“Facilitor biedt onze lokatiebeheerders de mogelijkheid om eenvoudig grafisch de doorbelastingsgegevens te beheren op basis waarvan de gewenste rapportages met een druk op de knop uit het systeem rollen”. |
| « Terug naar overzicht | |
|
Carlson Wagonlit Travel
Carlson Wagonlit Travel (CWT) is één van de grootste zakenreisorganisaties met een wereldwijd netwerk van kantoren. Op basis van een one-stop-shopping concept levert CWT een totaalpakket aan zakenreizen. Men kan bij hen terecht voor vlieg-, trein- en boottickets, hotelaccommodaties, autoverhuur en aanverwante diensten. Op basis van een grondige analyse van de reispatronen van de klant realiseren wij aanzienlijke besparingen op het totale reisbudget. Deze kunnen oplopen tot maar liefst 40%. Daarnaast vervullen wij een adviserende rol bij de invulling van Travel Management en Travel Policy.
Medio 2007 werd de afdeling Facility Management geprofessionaliseerd, waarvoor een Facilitair Management Informatie Systeem voor het hoofdkantoor in Nederland gewenst was. In het selectietraject voor het systeem is gelet op prijs, functionaliteit, lay-out, gebruiksvriendelijkheid van het programma en de presentatie, waarna de keuze uiteindelijk op Facilitor is gevallen.
Gunningscriteria
De opdrachtgever hanteert als overkoepelend gunningcriterium: ‘kwaliteit in relatie tot de economisch voordeligste aanbieding’. Dit werd beoordeeld op grond van onderstaande criteria.
1. Kwaliteit
De aangeboden dienstverlening dient duidelijk en transparant te zijn en geheel aan te sluiten bij de opdrachtbeschrijving en vereisten zoals aangegeven in het Programma van eisen.
2. Prestatie in het verleden en vakbekwaamheid
De opdrachtgever laat prestaties die in het verleden zijn geleverd op het gebied van begeleiding en advisering bij gelijkwaardige projecten zwaar meewegen. Referenties kunnen worden geraadpleegd.
3. Prijs
In de beoordeling worden de all-in prijs, de prijzen per afzonderlijk onderdeel, de gehanteerde tarieven, de factureringsvoorwaarden en de eventuele kortingsvoorwaarden meegenomen.
4. Configureerbaarheid
De mate waarin de aangeboden diensten aansluiten bij de vraag van de opdrachtgever.
5. Resultaatgerichtheid
De concrete doelstellingen en termijnen die de aanbieder aangeeft te behalen.
Implementatie
De implementatie is soepel en doeltreffend verlopen. Binnen vier maanden waren de modules Servicedesk, Reserveringen, e-procurement en Bezoekers operationeel en zijn de gebruikers opgeleid. Carlson Wagonlit Travel heeft er voor gekozen om per afdeling een contactpersoon te autoriseren om voor hun afdeling meldingen, reserveringen etc. te registreren. Door deze toepassing wordt de Frontoffice significant minder belast en kan toch een hoge servicegraad worden geboden. Belangrijk is ook de keuze voor het SaaS-model (Software as a Service); op deze wijze worden de 21 locaties via intranet onderdeel van het FMIS.
Uitbreidingen
Medio 2008 is gestart met de uitbreiding fase 2. In deze fase wordt voorzien in de implementatie van de modules Objectenbeheer, Contractenbeheer en Factuurregistratie. In de laatste fase staat de implementatie van de modules Facilitor Graphics en Planmatig Onderhoud gepland.
Resultaat
Facilitor geeft ons facilitair bedrijf inzicht in de reserveringen en diverse meldingen van onze medewerkers. Hierdoor zijn wij in staat onze dienstverlening te optimaliseren waardoor de interne klanttevredenheid wordt verhoogd. Daarnaast kunnen wij diverse management gegevens uit het systeem halen. Op deze wijze kunnen wij de performance van onze leveranciers nog beter toetsen.
Quote
Door dhr. De Groot (Facility Manager)
“De workflow-mogelijkheden van Facilitor worden niet beperkt door één lokaal netwerk maar werkt mondiaal; dat geeft ons de mogelijkheid, te beschikken over één producten en dienstencatalogus waarmee een veel efficiëntere facilitaire organisatie is te realiseren”. |
| « Terug naar overzicht | |
|
Houthoff Buruma
Houthoff Buruma is met meer dan 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs één van de grootste juridische dienstverleners in Nederland. Zij zijn een full-service kantoor met één focus: onze cliënt. Zij kennen onze cliënten, hun bedrijf en hun branche en weten als geen ander dat die laatste twee voortdurend in ontwikkeling zijn. Zij hebben onze bedrijfsprocessen daarom zo ingericht dat ze snel kunnen inspelen op de wensen van hun cliënten en de voortdurende veranderingen in de markt. Hun cliënten bevinden zich in het topsegment van de markt: grote, beursgenoteerde bedrijven en financiële instellingen. Ondernemingen die hoge eisen stellen aan hun dienstverlening. Dat houdt hen niet alleen scherp en kritisch, maar ook efficiënt. Zij combineren juridische expertise met ondernemerschap en diepgaande kennis van economische sectoren, met als eindresultaat praktische en kostenefficiënte oplossingen voor hun cliënten.
Aanleiding
Aanleiding voor de aanschaf van een Facilitair Management Informatie Systeem is het ontbreken van structurele managementinformatie die nodig is om de facilitaire organisatie zo optimaal mogelijk te laten draaien. Tevens is er vraag vanuit de medewerkers van de facilitaire afdeling naar informatie die gegenereerd kan worden door invoering van een FMIS. Momenteel zijn veel processen nog niet geautomatiseerd waardoor informatie lastig verkrijgbaar of gewoonweg niet beschikbaar is.
Daarnaast dient de informatievoorziening tussen de facilitaire afdeling en de interne klant over bijvoorbeeld het afhandelen van meldingen en gemaakte reserveringen verbeterd te worden. Samengevat is het de bedoeling dat door aanschaf en invoering van modules van een FMIS meer en betere informatie beschikbaar zal komen en dat het de organisatie de volgende voordelen biedt:
Werkwijze
Bij Houthoff Buruma werken in totaal ca. 700 medewerkers verdeeld over vijf kantoren in Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Brussel en Londen. In Brussel en Londen werken ca. 30 medewerkers. Amsterdam is de grootste vestiging, direct daarop gevolgd door Rotterdam. Houthoff Buruma wil bij voorkeur werken met het SaaS-model mits de beveiliging aansluit bij het door ons gehanteerde securitylevel. In principe moet iedere medewerker, vanuit iedere vestiging, direct kunnen beschikken over de geboden faciliteiten gebaseerd op één producten- en dienstencatalogus en vanuit één database. Bovenal moet het systeem gebruikersvriendelijk en uitnodigend ontworpen zijn.
Implementatie
Het traject van invoering van Facilitor bij Houthoff Buruma is zeer voorspoedig verlopen. Kort na het inlezen van de ruimtegegevens en de realisatie van een koppeling met het personeelssysteem, is de module Reserveringen uitgerold. De front- en backoffice zijn per vestiging getraind en geïnformeerd over de nieuwe werkwijze ondersteund door Facilitor. De module Servicedesk is in eerste instantie klein uitgerold voor alleen het indienen van reproaanvragen. Op deze wijze kwam een grotere groep medewerkers van Houthoff Buruma – voor een duidelijk gedefinieerd doel – voor de eerste keer in aanraking met Facilitor. Het vervolgens openstellen van de Servicedesk voor telkens meer zaken ging daarna vanzelf en dit tot enthousiasme van zowel de facilitaire organisatie als de medewerkers van Houthoff Buruma.
Inmiddels is Facilitor bijna een jaar in gebruik en worden er periodiek steeds nieuwe activiteiten aan de producten- en dienstencatalogus toegevoegd. Het uiteindelijke doel is om alle facilitaire- en ICT- activiteiten met Facilitor te ondersteunen. Het naast de productieomgeving hebben van een testomgeving voor het testen van nieuwe werkwijzen, blijkt bij uitbreidingen uitermate nuttig.
Resultaat
Na een inrichtingstraject van ca. 2 maanden volgde een testperiode van 4 weken en ging het systeem bestaande uit de modules Ruimte en Personenbeheer, Reserveringen, Servicedesk, Bezoekersbalie, Objectenbeheer en e-procurement vanaf 1 november 2007 in productie. De implementatie is aangenomen voor een vaste prijs en voor beide partijen naar tevredenheid opgeleverd.
Facilitor wordt gebruikt door 50 key-users en 700 frontend-users en is beveiligd met HTTPS en een geavanceerd SingleSignOn protocol.
Quote
Door dhr. E. Kop (Facility Manager)
“We hebben voor Facilitor gekozen vanwege de goede configuratiemogelijkheden en dat het een webbased FMIS is dat ons in staat stelde onze filosofie van één corporate facility management te realiseren.” |
| « Terug naar overzicht | |
|
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de beheerder van het nationale rijkswegennetwerk (3260 km), het rijkswater- en wegennetwerk (1686 km) en het landelijke watersysteem (65.250 km2). Rijkswaterstaat werkt aan de vlotte en veilige doorstroming van het verkeer, aan een veilig, schoon en gebruikersgericht landelijk watersysteem en aan de bescherming van ons land tegen overstromingen. Op de genoemde gebieden ontwikkelt Rijkswaterstaat de benodigde kennis en expertise en levert hij voor het publiek betrouwbare en bruikbare informatie. Rijkswaterstaat werkt daarbij steeds intensiever samen met andere netwerkbeheerders. Vooral in drukke, grootstedelijke gebieden, maar ook in internationaal verband.
Het effectief en efficiënt uitvoeren van deze taken vraagt een decentrale organisatie. Tien regionale diensten, 36 districten en drie projectdirecties zorgen ervoor dat Rijkswaterstaat midden in de samenleving staat. Daarnaast telt Rijkswaterstaat vijf landelijke diensten. Die ontwikkelen de kennis die nodig is voor de uitvoering van de Rijkswaterstaattaken. Als sluitstuk van de organisatorische transitie, waarbij alle ondersteunende diensten zijn overgeheveld naar de landelijke Corporate Dienst (CD) is Facilitor in april 2008 na een Europees aanbestedingstraject geselecteerd als het landelijk FMIS. De CD kent twee contactcentra waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen en wensen: het Facilitair contactcentrum (FCC) voor facilitaire zaken voor de medewerkers en het Klanten contactcentrum (KCC) voor activiteiten van het primaire proces, zoals bestuurlijk-juridsche of financiële zaken. Dankzij de unieke 3D-autorisatie van Facilitor -en het webbased zijnwordt de totale facilitaire wereld van Rijkswaterstaat nu ondersteund door één centraal systeem in plaats van verschillende regionale systemen.
Implementatie
De invoering van het FMIS lag in handen van een projectteam, waarin vertegenwoordigers van ‘de b business’, het management, de ICT dienst, Facilitor, het acceptatieteam, de beheerorganisatie en de projectleider betrokken waren. Het projectteam heeft met verschillende methoden de details van de inrichting boven water gehaald en bepaald.
Met behulp van de test-omgeving van Facilitor zijn de gevolgen van de keuzes direct zichtbaar en inzichtelijk gemaakt, waardoor er bij de uiteindelijke uitrol nauwelijks nog verrassingen waren. De gehele implementatie is gerealiseerd met configuratie van het standaardpakket, er zijn geen maatwerkaanpassingen nodig geweest, zelfs de functionaliteit voor het Klanttevredenheidsonderzoek kon binnen de aanwezige functies worden opgelost.
Een specifiek onderdeel van de implementatie is de koppeling met het personeelssysteem van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Hoewel dat systeem de bron is voor medewerker-gegevens van een toenemend aantal ministeries is Facilitor het eerste systeem dat daadwerkelijk een tweerichtingskoppeling met dit IDM heeft. De implementatie van Facilitor bij Rijkswaterstaat verloopt in 3 fasen, bewaakt met een Prince II projectplan. Fase 1 betreft de vervanging van de bestaande systemen met minimaal behoud van functionaliteit, maar toch ook de invoering van een uniforme werkwijze en aansluiting van alle diensten, dus ook die voorheen nog geen gebruik
maakten van het FMIS. In fase 2 en 3 (2009) wordt het werkende systeem uitgebreid met extra functies die met deze nieuwe basis beschikbaar komen, zoals Gebouw- en ruimtebeheer (Huisvesting), Verhuizingen, Middelenbeheer en Contractbeheer.
Binnen Rijkswaterstaat maken uiteindelijk ca. 1.000 key users en 11.000 frontends gebruik van Facilitor. De functionaliteit van fase 1 is op 5 november 2008 soepeltjes live gegaan.
Quote
Door dhr. O. Haldar (projectleider Facilitor implementatie)
"Gebruikers zijn meteen enthousiast over de eenvoudige web-interface. Stap voor stap komen ze er achter wat Facilitor \'onder de motorkap\' heeft te bieden. En dat is veel meer dan de buitenkant doet vermoeden!"
|
| « Terug naar overzicht | |
|
Unilever Schaffhausen (CH)
Unilever Supply Chain Company (USCC) coördineert in Schaffhausen (Zwitserland) voor alle Europese productielocaties de inkoop van grondstoffen, de productieplanning en de logistiek van afgewerkte producten naar de markt. Een groot deel van de ongeveer 200 werknemers zijn als senior managers verantwoordelijk voor de supply chain van een of meer producten die voorheen decentraal vanuit 9 landen werd aangestuurd. Sinds najaar 2008 zetelt het USCC in een gloednieuw kantoor in Schaffhausen.
Met de opening van het nieuwe kantoor is tevens besloten om Facilitor als Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) te gaan gebruiken ter ondersteuning van de – op een hoger plan gebrachte – facilitaire processen. In de hectiek van het betrekken van een nieuw kantoor speelde daarbij een belangrijke rol dat Facilitor volledig web-based is en als SaaS (Software as a Service) de ICT-organisatie totaal ontlast van de extra inspanningen, die de invoering van een nieuwe FMIS-applicatie vaak met zich meebrengt.
Flexibel
USCC en specifiek het kantoor in Schaffhausen is de thuisbasis van zo’n 200 werknemers uit vele landen, waarvan een groot deel regelmatig op zakenreis is of bezoek krijgt van interne en externe partijen die bij de Supply Chain betrokken zijn. Het kantoor is gegeven deze karakteristieken van de bewoners apart ingericht met verschillende werkplekvormen, veel algemene ruimten (o.a. enkele flexplekken) en uiteraard uitgerust met uitstekende vergaderfaciliteiten. De uitdaging van de kleine facilitaire organisatie (alles uitbesteed, ook facilitair management) zit in het zo efficiënt mogelijk ondersteunen van alle wensen die voortvloeien uit deze dynamiek. De voertaal binnen deze internationale organisatie en dus ook Facilitor is Engels.
Razendsnelle implementatie
De beschrijving van de facilitaire processen en verantwoordelijkheid voor de inrichting van Facilitor is in opdracht van Unilever SCC uitgevoerd door newCreations, een Nederlandse FM-adviesorganisatie die USCC voor en tijdens de nieuwbouw en verhuizing heeft begeleid, het werkomgevingsconcept heeft uitgewerkt, de inrichting heeft bepaald, het facilitair proces heeft opgezet en voor een aantal jaren de Facility Manager levert. Direct na de keuze voor Facilitor medio oktober 2008 is aansluitend het inrichtingstraject van start gegaan en in 3 dagen voor 95% afgerond. Een grote succesfactor hierbij was het feit dat een newSolutions-medewerkster zich ter plekke praktisch full-time kon bezighouden met de noodzakelijke inventarisatie van zaken en ook snel beslissingen konden worden genomen. Verder hielp dat er een heldere visie op de facilitaire organisatie bestond. Dat de scope zich beperkte tot een “verse” locatie had tevens een positieve bijdrage. Na dit groene* inrichtingstraject van 3 dagen was de basisinrichting gereed (vastgoed en medewerkers ingelezen, catering en voorzieningen gedefinieerd en servicedesk inrichting bepaald) en daarmee Facilitor klaar voor gebruik. Vervolgens zijn in de daaropvolgende maand de puntjes op de i gezet en is Facilitor ultimo 2008 door de gebruikers, de ‘Central Desk’ medewerkers en de facilitaire organisatie daadwerkelijk in gebruik genomen.
Quote
Door Renata Caminada (Facility Manager) / Sandra Passchier (Consultant newSolutions):
“Fantastisch dat op zo’n korte termijn én internationaal een FMIS kan worden geïmplementeerd!”.
* Onder een groene implementatie verstaan wij een traject waarbij onze consultants niet of minimaal
reizen en maximaal gebruik maken van moderne (internet)communicatiemiddelen.
|
| « Terug naar overzicht | |
|
UWV
UWV als uitvoeringsinstantie van de sociale verzekeringen in Nederland telt zo’n 20.000 medewerkers. UWV heeft als kerntaken het verzorgen van uitkeringen aan werkloze en arbeidsongeschikte werknemers en deze te begeleiden naar betaalde arbeid. Om deze taken te kunnen financieren, int UWV premies bij alle werkgevers in Nederland. De organisatie is opgebouwd uit een drietal divisies: Arbeidsgeschiktheid (AG), Werkloosheidswet (WW) en de divisie Werkgevers (WG). De divisie AG verzorgt de uitkeringen aan arbeidsongeschikte werknemers, de divisie WW aan werkloze werknemers en de divisie WG verzorgt de inning van de premies. De divisies tezamen vormen de kern van het primaire proces. De divisies worden ondersteund door diverse stafafdelingen zoals Concern ICT, Facilitair & Inkoop en Algemeen Juridische Zaken. Marc van der Hijden was verantwoordelijk voor de implementatie van FMIS Facilitor.
Aanleiding
UWV had in 2004 een netwerk van kantoren verdeeld over 145 locaties in het land. UWV wilde omstreeks 2006 gehuisvest zijn in nog slechts 17 regiolocaties, 1 hoofdkantoor en 10 frontoffice locaties. Het onderdeel Facilitair & Inkoop (F&I) wilde werken aan de beheersing van alle facilitaire processen en bijbehorende inkoopprocessen. Om die reden zijn er in 2004 op 18 plaatsen in het land facilitaire servicepunten ingericht. Voor de ondersteuning van deze servicepunten en voor de inzage in processen, procesgang en het verkrijgen van informatie voor de facilitaire managers, wilde F&I op deze 18 locaties de beschikking krijgen over een centraal facility management informatiesysteem. Na een selectietraject is de keuze op Facilitor gevallen. Bij de aanschaf van het FMIS gold de koppeling tussen het FMIS-pakket en andere standaard pakketten als een randvoorwaarde. Ook gold een standaard eis voor de inrichting: namelijk dat er gewerkt wordt vanuit één centrale database waarin de - zo veel mogelijk - uniforme basisgegevens worden vastgelegd. Dit vereist een volledig ‘webbased’ versie van het systeem, dat vanuit alle locaties benaderbaar dient te zijn met acceptabele responsetijden. Facilitor kon aan deze eisen voldoen.
Werkwijze
Binnen UWV zijn landelijk 18 servicepunten Facilitair & Inkoop ingericht. Deze servicepunten kunnen in principe door alle (ca. 20.000) medewerkers van UWV benaderd worden voor klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen betreffende facilitaire- en huisvestingszaken. De servicepunten registreren de gedane meldingen en handelen deze af. Daarnaast reserveren de servicepunten diverse zaken zoals vergaderzalen, bijhorende faciliteiten/voorzieningen en parkeerplaatsen. Ook registreren zij aangemelde bezoekers. Alle facilitaire bestellingen worden m.b.v. van de module e-procurement ingekocht. Daarbij wordt zowel gebruik gemaakt van catalogusbestellingen als de Punch-out methode. De servicepunten leveren verder management- en sturingsinformatie t.b.v. diverse doelgroepen.
Gebruiksvriendelijkheid en autorisatie belangrijk
Het FMIS pakket moet via intranet door zeer veel gebruikers op meerdere locaties vanuit veel kantoren benaderd en/of geraadpleegd kunnen worden; denk bijvoorbeeld aan het afmelden van activiteiten door een uitvoerende op het moment dat deze afgerond zijn. Om die reden vereist de autorisatie specifieke aandacht. Daarnaast moet het FMIS zeer gebruiksvriendelijk zijn. Medewerkers die in het bezit zijn van weinig tot een gemiddelde hoeveelheid computerkennis moeten met de applicatie kunnen werken, of zich in ieder geval de werking van het systeem eigen kunnen maken door opleiding en instructie op een niveau dat aansluit bij het niveau van de medewerkers. De ervaring leert namelijk dat een adequate opleiding en training van de gebruikers waarbij het profijt dat het FMIS hen gaat bieden benadrukt wordt, een goede bijdrage levert aan de vereiste proces-discipline in de productiefase. De trainingen en opleidingen voor de key-users zijn allemaal op locatie gegeven en toegespitst op de praktijk en werkprocessen van UWV. Voor de 20.000 frontend gebruikers is het train-de-trainer principe gehanteerd. Daarvoor zijn op iedere locatie enkele key-gebruikers gekozen die op hun beurt de frontend gebruikers instrueren en begeleiden. Tevens beschikten we over instructiesheets (A4-tje) waarin stap voor stap de gebruiker wordt geïnstrueerd hoe met de applicatie om te gaan. We hebben op deze wijze duizenden gebruikers opgeleid.
Actuele situatie
Facilitor wordt op iedere UWV-locatie ingezet op de facilitaire vakgebieden Reserveringen, Servicedesk/Meldingen, Centrale Huisvesting, Bezoekersregistratie, Contractenbeheer, Schoonmaken, Verbruiksregistratie, Facilitor Graphics, Objectenbeheer, e-procurement, Verhuizingen en Facilitor CAD.
Enkele kerngetallen:
Aantal reserveringen: 250.000 per jaar
Aantal meldingen: 890.000 per jaar
Aantal bestellingen: 10.000 per jaar
Aantal bezoekers: 300.000 per jaar
Totaal oppervlakte: 500.000 m2 in 20.000 ruimtes
Quote
Door dhr. E. De Vries (informatiemanager F&I)
“We hebben voor Facilitor gekozen omdat deze volledig webbased is en zodoende de vereiste schaalbaarheid kon garanderen voor onze 20.000 gebruikers...”
|
| « Terug naar overzicht | |
