Functioneel applicatiebeheer – Facilitair of ICT?
Met functioneel applicatiebeheer realiseer je grote of kleine aanpassingen aan de inrichting om de voortdurende (organisatie)veranderingen te kunnen blijven ondersteunen. Daar waar het technische beheer helder te formuleren is als een ICT-verantwoordelijkheid, is het bij het functionele applicatiebeheer van een FMIS voor veel organisaties een stuk lastiger deze verantwoordelijkheid te plaatsen.
De facilitaire afdeling is proceseigenaar en optimaal op de hoogte van de facilitaire doelstellingen van de organisatie en gewenste procesgang. Echter is de facilitaire afdeling -althans zo lang ICT nog niet gewoon als facilitair wordt beschouwd- vaak maar beperkt in staat om de feitelijke vertaling naar de inrichting van het FMIS te verzorgen. Dit is begrijpelijk vanwege de veelal beperktere automatiseringskennis en de affiniteit daarmee.
Hoewel ze doorgaans veranderingen technisch prima kunnen doorvoeren, zijn ICT-afdelingen niet altijd goed in staat om de functionele wensen of procesgangen van de facilitaire afdeling te doorzien, of ontbreekt het de afdeling ICT simpelweg aan tijd. Het gevolg is dat deze taken ondersneeuwen en niet of onvoldoende worden uitgevoerd waardoor dat het beoogde rendement niet wordt gerealiseerd: je haalt niet uit je FMIS wat er in zit.
De constatering is dus dat het applicatiebeheer er in het algemeen ‘bij’ worden gedaan, hetzij door iemand van de eigen ICT/beheer-organisatie, die te weinig affiniteit heeft met het FMIS-gebruik, hetzij door iemand van de eigen facilitaire organisatie, die in de dagelijkse hectiek vaak weinig tijd of affiniteit heeft met het beheer.
Applicatiebeheer – zelf doen of uitbesteden?
Kennis van het applicatiebeheer zakt snel weg, omdat het slechts sporadisch wordt toegepast. Als er aanspraak gemaakt moet worden op die kennis, is die vaak juist niet paraat. Nieuwe ontwikkelingen kunnen amper worden bijgehouden en ook personele wisselingen vormen een risico voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke kennis.
Facilitor onderkent dit dilemma en kan voor elke organisatie een passende oplossing bieden, in drie gradaties.
A. Applicatiebeheer op afstand
U heeft te weinig tijd voor en/of kennis van het applicatiebeheer. Als er iets aangepast moet worden dan meldt u dat bij de Facilitor Helpdesk, die er voor zorgt dat uw verzoek binnen zeer redelijke termijn opgepakt wordt, afhankelijk van de prioriteit, vaak al binnen een dag. U heeft veel verstand van uw werk en uw organisatie en kunt goed aangeven wat u wilt, maar laat het vertalen van uw behoefte naar de beste aanpassing in Facilitor graag aan anderen over.
B. Applicatiebeheer ondersteuning op afroep
U wilt en kunt veel voorkomende, dagelijkse beheertaken zelf doen, en lastigere taken uitbesteden. De verantwoordelijkheid en het initiatief liggen bij u, en u roept hulp in wanneer u dat nodig vindt.
C. Applicatiebeheer in eigen hand
U bent prima in staat het applicatiebeheer zelf te doen, Facilitor is in uw organisatie groot en belangrijk genoeg om ook zelf de expertise in huis te moeten willen hebben. U bent zelf geheel verantwoordelijk voor het applicatiebeheer. Naar behoefte kan uw contactpersoon alsnog hulp inroepen voor de lastigere keuzes.
Voordelen van het uitbesteden van functioneel applicatiebeheer
Optimalisaties worden doorgevoerd door specialisten die beschikken over ruime kennis, kunde en ervaring. Daarnaast is de aanwezige kennis actueel en beschikken zij over ruime hoeveelheid best practices. Hierdoor kunnen zij wijzigen snel, accuraat en zeker doorvoeren met daarbij passende advisering.
